Nelle organizzazioni che si professano agili gli OKRs non possono mancare, ma cosa sono, a cosa servono? E soprattutto, perchè non vanno confusi con i KPIs?
In Italia si sta diffondendo sempre di più questo framework di gestione dei processi aziendali che caratterizza da anni molte delle aziende di maggior successo a livello internazionale tra cui posso citare Facebook, Airbnb ma anche Spotify o Uber e la lista sta diventando sempre più lunga.
In pochi lo sanno ma il patrocinio di questa metodologia è da ricercare in tempi "antichi", digitalmente parlando. È stato infatti Andy Grove, che li ha ideati e introdotti per la prima volta in Intel alla fine degli anni '70.
Ma la società che utilizzandoli li ha portati alla ribalta è stata Google che ha iniziato ad utilizzarli grazie all'input di uno dei suoi early investor John Doerr.
Ma andiamo per ordine: innanzitutto cosa sono gli OKRs?
Acronimo dell'inglese Objectives and Key Results, gli OKR sono un framework utilizzato all'interno dei processi aziendali nelle organizzazioni agile che mira ad allineare tutti gli attori su obiettivi (appunto Objectives) e risultati (Key results) che si vogliono raggiungere come azienda.
Si differenziano dai metodi più tradizionali ( uno per tutti il Management by Objectives o MBO) per alcuni aspetti fondamentali:
hanno intervalli di "misurazione" molto brevi: trimestre vs anno (anche se esistono anche OKR annuali);
si pongono obiettivi aspirazionali e ambiziosi e non basati su performance presettate e "raggiungibili" per evitare penalizzazioni o mancati bonus;
sono condivisi ad ogni livello azienda e non imposti da un'approccio top down dettato dal management.
gli obiettivi possono essere qualitativi ma i risultati devono sempre essere misurabili, se non vi si può associare un numero allora non possono essere considerati;
sono pochi: non ha senso porsi più di 4-5 Objectives e più di 4-5 Key results per obiettivo in un singolo intervallo di valutazione.
Citando Doerr:
The key result has to be measurable. But at the end you can look, and without any arguments: Did I do that or did I not do it? Yes? No? Simple. No judgments in it
Perchè gli OKRs non vanno confusi con i KPI?
Quando le aziende si approcciano agli OKRs li confondono con i KPIs (Key Performance Indicators). Questo perchè ci sono delle similarità e punti in comune che accomunano i due concetti. Ma quali sono i punti di contatto? E soprattutto, perchè non sono la stessa cosa?
Per capire quali sono le similarità e le differenze la cosa migliore che possiamo fare è partire da un esempio:
Ipotizziamo questi OKRs
Objective: Ridurre il ciclo di vita dei lead non buyers (cioè che magari sono nel nostro database ma che ancora non siamo riusciti a convertire in acquirenti).
Description: i volumi di vendita e conversion rate dei nostri prodotti sono soddisfacenti ma il nostro cliente ci mette troppo tempo per trasformarsi da lead a buyer. Per questo motivo questo trimestre dobbiamo concentrarci sul ridurre il ciclo di vita dei lead non buyers.
Owner: Marketing team Leader
Periodo: Q4 2020
e questi KPIs
In cosa OKRs e KPIs sono simili?
I KPIs sono molto simili ai KR (Key Results) che sono parte integrante degli OKRs. In particolare:
Sia i KRs che i KPIs sono quantitativi;
Sia i KRs che i KPIs seguono il criterio SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound*), anche se c'è una differenza sostanziale nella parte relativa all'attuabilità. Infatti come anticipato gli OKRs sono per antonomasia aspirazionali e ambiziosi e quindi il fatto di raggiungerli presuppone il fatto che non siano stati posti obiettivi abbastanza ambiziosi;
Solitamente entrambi hanno un Owner (un responsabile);
Entrambi hanno un obiettivo finale da raggiungere.
Ma in cosa allora OKRs e KPIs sono differenti?
La differenza, come anticipato, sta negli obiettivi, nelle modalità di attuazione e valutazione che i due concetti si pongono. Se gli OKRs hanno come obiettivo quello di creare allineamento sugli obiettivi aziendali e trasparenza a tutti i livelli, i KPIs si focalizzano solamente su alcune aree e non sono condivisi.
In particolare:
Gli OKRs sono in grado di comunicare la strategia e la visione di impresa velocemente e chiaramente per tutti, mentre i KPI sono una lista di indicatori di performance statica e poco comunicativa a livello globale;
I KPIs sono per definizione statici e raramente cambiano in intervalli di tempo più o meno lunghi (es. anno). Gli OKRs al contrario sono per caratteristica agili e cambiano al cambiare delle circostanze
Gli OKRs avendo solitamente 3-5 key results associati, non soffrono dell'effetto contrario legato al raggiungimento di obiettivi personale (es. per raggiungere obiettivo di vendita si effettuano sconti molto aggressivi antieconomici per l'azienda) perchè possono essere creati tenendo conto anche di possibili effetti contrari, identificati a livello dei KR stessi;
Gli OKRs valgono su più livelli per cui un obiettivo specifico può anche essere di supporto ad obiettivi più alti, mentre i KPIs sono limitati al loro ambito di applicazione e sono tutti sullo stesso livello di importanza.
Ma soprattutto, essendo gli OKRs tutti collegati e con obiettivi comuni, aiutano le aziende a ridurre gli attriti tra reparti o aree di interesse, al contrario di quello che avviene nel caso dei KPIs.
Possiamo quindi dire che se i KPIs sono uno strumento molto utile di valutazione delle performance, gli OKRs sono ad un livello superiore e si riferiscono ad una gestione a tutto tondo dell'azienda.
In questo senso pensare ad un'azienda che usa sono gli OKRs non è sicuramente concepibile.
Quello che è invece possibile è che la metodologia imposta dall'utilizzo del framework degli OKRs possa influenzare anche la deifinizione dei KPIs aziendali con effetti positivi sull'organizzazione a tutto tondo.
*In italiano SMART: Specifici, Misurabili, Attuabili, Rilevanti, Tempificati.